Zadania i czas pracy: od prośby klienta do zestawienia rozliczenia
Mail rozpoczyna zlecenie, ale nie zastępuje planu pracy ani zestawienia czasu. W ABCare możesz powiązać korespondencję z zadaniem, zapisać wykonaną pracę dla klienta i sprawdzić wpisy przed rozliczeniem.
Zapisz, co trzeba wykonać
Utwórz zadanie z jasnym zakresem, osobą wykonującą i warunkiem zakończenia. Powiązanie ze zgłoszeniem daje dostęp do kontekstu, z którego wynikła prośba klienta. Opis, dyskusja i pliki zadania służą ustaleniom zespołu.
Jeżeli klient zamówił tylko diagnozę, nie zakładaj automatycznie wykonania całej naprawy. Zapisz wynik i uzgodnij dalszą pracę. Status zadania powinien odpowiadać temu, co rzeczywiście zostało wykonane.
Czas ma zadanie, klienta i opis czynności
Przy zapisywaniu czasu wybierz zadanie i klienta, podaj czas oraz opis wykonanej czynności. Moduły Zadania i Obsługa oraz odpowiednie uprawnienia umożliwiają ten przebieg. Klienta przypisujesz przy wpisie czasu.
Przykład ilustracyjny: 45 minut przy uzgodnionej stawce 200 zł za godzinę daje 150 zł. Zanim przygotujesz zestawienie, sprawdź, czy wpis dotyczy właściwego klienta i zakresu oraz czy obowiązuje uzgodniona stawka.
Sprawdź wpisy i przypisz numer faktury
Widok Do rozliczenia zbiera pracę przeznaczoną do zestawienia. Sprawdź okres, klienta, opisy i czasy. Fakturę wystawiasz w swoim programie księgowym; w ABCare zapisujesz jej numer i przypisujesz rozliczane wpisy.
Zakończenie zadania, rozliczenie czasu i otrzymanie płatności oznaczają różne fakty. Po płatności możesz oznaczyć rozliczenie jako opłacone. Jeżeli wycofujesz przypisanie wpisów, sprawdź wcześniejsze ustalenia, aby nie rozliczyć tej samej pracy ponownie.
Zamknij pracę z czytelnym podsumowaniem
Porównaj wykonane czynności z zakresem zadania i przygotuj informację dla klienta. Jeżeli zostało działanie innego pracownika lub decyzja klienta, wskaż je wprost. Sam zapis czasu nie oznacza rozwiązania zgłoszenia.
Zacznij od prostego przebiegu dla jednego rodzaju usług. Gdy zespół uzgodni opisy czynności, stawki i zasady kontroli wpisów, łatwiej przygotować zestawienie, którego zawartość można wyjaśnić klientowi.